Comment ouvrir un café?

De son idéation à sa concrétisation, l’ouverture d’un café est une grande aventure dans laquelle s’insèrent de nombreuses étapes. Du projet à la chose, la démarche est longue et plusieurs questions se posent en cours de route. Pour qu’un café soit profitable et qu’il perdure dans le temps dans un milieu où cafés ouvrent et ferment sur une base presque quotidienne, il importe de bien définir les paramètres de son café avant d’en faire l’ouverture, et de déployer et de maintenir ses activités.

Budgéter son projet

Étape #1 sans laquelle il sera impossible de prévoir et de planifier tout le reste. Évidemment, ouvrir un café demande d’investir dans des équipements, du matériel, de la formation, etc. Pour pouvoir concrétiser ce rêve, il faut bien examiner son budget avant d’explorer les possibilités.

Budgéter les frais de démarrage de son commerce est la première chose que l’on devrait faire. Ça aidera à faire des choix. - Laurent Cugno, Directeur général de Barista microtorréfacteur

Choisir un concept et un emplacement

La concurrence est féroce sur le marché des cafés : de nouveaux apparaissent régulièrement, et d’autres ferment pour diverses raisons. Il faut savoir mettre les chances de son côté et, lorsque l’on pense à ouvrir un café, il est essentiel de penser à un concept unique et original. On aime rarement les déjà-vu, et un concept comparable à un autre se fait souvent pointer du doigt, d’où l’importance de penser à un concept novateur. Pour cela, il faut bien connaître le marché que l’on désire conquérir, et avoir une connaissance des compétiteurs si l’on souhaite s’en démarquer.

Une fois le concept défini, il faut choisir un emplacement propice. Selon le type de commerce que l’on souhaite ouvrir, il peut y avoir des contraintes spatiales. Une erreur de positionnement pourrait coûter cher! Il faut évidemment se questionner sur la clientèle que l’on vise et, avant de faire l’achat d’une bâtisse dans un quartier, un bon conseil est d’aller sur le terrain pour analyser si le voisinage correspond aux ambitions et aux objectifs du café.

Qui plus est, en fonction du type de commerce que l’on souhaite tenir, il est essentiel de s’informer des différentes lois. En effet, un café ayant aussi un espace de torréfaction devra répondre à certaines contraintes. Il vaut toujours mieux prévenir que guérir et s’informer auprès de la ville ou de son quartier pour s’assurer de la faisabilité de son projet selon sa nature.

Finalement, à l’intérieur de la bâtisse, il faudra penser à aménager l’espace pour la clientèle et pour l’équipe de travail, pour que tous soient bien dans le café.

Il faut consolider design et fonctionnalités. - Laurent Cugno

Trouver le torréfacteur (et le café!) idéal

Lorsqu’on décide d’ouvrir un café, il va de soi que l’on doit penser aux produits et aux services que l’on veut offrir. D’abord et avant tout, il faut se demander quel(s) torréfacteur(s) l’on souhaite avoir comme partenaire(s) et celui ou ceux que l’on désire mettre de l’avant, par exemple, dans son moulin et les cafés servis. Le café choisi aura inévitablement un impact sur la clientèle. C’est aussi l’une des dépenses les plus importantes à considérer – après l’achat de la propriété et de l’équipement, le paiement des taxes et du personnel – dans le démarrage et la gestion d’un café donc il faut bien choisir son ou ses torréfacteurs ou microtorréfacteurs. Pour sélectionner la bonne entreprise avec laquelle s’associer, il est essentiel de considérer, entre autres : 

• Les valeurs de l’entreprise (Sont-elles les mêmes que les nôtres? Quelle mission a le torréfacteur?)
• L’aspect environnemental (Est-ce une entreprise locale? Sinon, pourquoi la choisir alors?)
• Le service (L’entreprise est-elle engagée envers ses clients? Offre-t-elle des formations, des conseils et des suivis? Un service clé en main? Un service de livraison efficace?)
• La variété des produits offerts (Offre-t-elle des équipements professionnels à des prix concurrentiels? Des accessoires? Des cafés de différentes variétés et torréfactions?)
• La réputation de l’entreprise (Quelles sont ses relations avec les compétiteurs et avec les clients consommateurs? Est-elle reconnue pour son expertise dans le domaine?)
• La provenance des grains de café
• Le type de torréfaction (Cette torréfaction est-elle celle qui nous plaît?)
• Etc.
  
  

Élaborer son menu

Une fois cet important paramètre établi, une autre question se pose : veut-on offrir uniquement des boissons à base de café? Généralement non. Rares sont les cafés qui subsistent uniquement par la vente de cafés. L’élaboration d’un menu « d’à-côtés » s’impose donc : muffins, scones, biscottis, biscuits, bagels, croissants et autres produits de boulangerie et de pâtisserie sont toujours les bienvenus dans un menu café et dans l’assiette d’un client. 

Il importe également, lors de la création d’un menu café, de penser à la clientèle qui ne boit pas de café. Sélectionner certaines boissons chaudes (thés, chocolat chaud) ou froides (limonade, smoothie, kombucha) est nécessaire si l’on veut que tous puissent se sentir bienvenus et y trouver leur compte.

Si l’on veut servir de l’alcool, il est essentiel de se procurer un permis d’alcool. Ce permis est parfois long à obtenir (cela prend parfois des mois) donc il vaut mieux s’y prendre à l’avance, où du moins faire les démarches dès que l’on sait qu’il y aura des boissons alcoolisées à son menu.

Pour choisir un fournisseur, on peut se poser pratiquement les mêmes questions que pour le choix du microtorréfacteur : Fait-il ses produits maison? Quelle est sa réputation? Quels produits offre-t-il? Comment choisit-il ses ingrédients? D’où proviennent-ils? Quels produits seraient complémentaires au menu café? Quelles sont ses relations avec ses autres clients commerciaux et consommateurs? 

Évidemment, la collaboration avec des entreprises mettant de l’avant les produits locaux et faits maison est une valeur ajoutée.

Sélectionner des équipements efficaces et de qualité

Pour ce qui du choix des équipements qui serviront à faire les cafés sur le menu, le mot à garder en tête est « qualité ». Lorsque l’on ouvre un café, on souhaite habituellement qu’il y ait un bon roulement. Pour cela, il faut avoir de bons équipements, capables de performer, surtout lors des moments plus achalandés. Moulin et machine espresso doivent non seulement être des appareils performants, mais ils doivent aussi permettre d’atteindre un café de qualité irréprochable, au goût incomparable. Même si l’on a dans son moulin le meilleur café du monde, si l’on n’a pas les bons équipements ou que l’on ne sait pas comment s’en servir, on n’en tirera jamais le bon goût qu’il doit avoir.

Choisir les bons équipements pour son café

Il est important d’avoir les bons équipements en fonction du volume.

- Laurent Cugno

On l’a mentionné, par gain d’efficacité, la qualité des équipements est indispensable. Pour savoir dans quels équipements investir, il importe de se questionner sur :

• le budget que l’on a;
• l’espace offert dans son commerce (l’ergonomie);
• le niveau d’expérience que l’on a et celui de l’équipe envers les machines espresso.

Outre ces éléments, plusieurs critères décisionnels entrent en compte. Il faut, au meilleur de ses capacités, prévoir la circulation dans son café. C’est avec ces prévisions que l’on se tournera vers tels ou tels types d’équipements. Afin de choisir les bons équipements pour son commerce et pour bien démarrer son projet, il est préférable de demander conseil à des professionnels. 

Au-delà des équipements café, il ne faut pas oublier les systèmes de réfrigération, de stockage et de fabrications des différents produits qui seront offerts, le logiciel de point de vente POS, les solutions de paiement et les systèmes de sécurité. Cela semble beaucoup, mais c’est aussi la base minimum en matière d’équipements.

Adopter une démarche écoresponsable

Dans une ère où la majorité des consommateurs sont plus consciencieux de l’environnement, une démarche écoresponsable s’avère nécessaire, même si dans le milieu des restaurants et des cafés, elle représente un défi considérable.

Alors que certains choix semblent faciles à faire, d’autres demandent plus d’engagement. En passant par le choix du café et du menu, des tasses et des gobelets, des laits mis de l’avant, des modes de transport et de livraison, il existe différentes façons d’entreprendre une démarche écoresponsable et de privilégier certaines options.

Embaucher le personnel

Un autre défi souvent rencontré dans le milieu des coffee shops se situe au niveau de l’embauche du personnel. Il faut se montrer patient dans la recherche du personnel. Les candidatures reçues sont souvent très variées! Évidemment, il est important d’avoir un équilibre dans son équipe.

Une fois les parfaits employés embauchés, pour les garder dans son café, il faut savoir s’adapter, mais aussi se montrer reconnaissant, savoir leur donner des responsabilités et les impliquer autant que possible. On souhaite toujours rester plus longtemps dans un environnement stimulant où l’on se sent utile et où l’on sent qu’on peut apporter notre touche personnelle!

Former le personnel

Les formations et les mises à jour sont des éléments non négligeables dans une optique d’intégration et de participation des membres de l’équipe. Les baristas doivent connaître les bases de l’espresso et du latte art, notamment, et savoir bien renseigner la clientèle sur le café. Avoir des baristas d’expérience dans son café a donc de nombreux bénéfices évidemment.

Ouvrir enfin le café de ses rêves

Plusieurs mois se seront écoulés après avoir décidé d’ouvrir son café et d’avoir entamé toutes les démarches pour y arriver. Idéalement, pour ne pas dire impérativement, si l’on souhaite avoir déjà une clientèle à l’ouverture de son café, on aura parlé du café dans son réseau et à la communauté. Il faut s’être fait voir pour que les gens nous trouvent et aient envie de venir nous voir! D’où l’importance d’avoir teasé les amateurs de café par différents moyens. Une présence sur les réseaux sociaux est fondamentale. 

Facebook et Instagram sont les plateformes de prédilection pour s’afficher, indiquer ses coordonnées et éveiller la curiosité des abonnés, que ce soit en publiant des photos de son local, de la construction, de son menu, de son personnel, de ses partenaires, etc. selon la spécialité de son café et ce qui fait qu’on se distingue.

Fidéliser sa clientèle

Après le grand jour de l’ouverture de son café, pour maintenir ses activités, il importe de fidéliser sa clientèle. Après tout, c’est grâce à elle si l’on connaît le succès… ou non. On souhaite donc que les clients reviennent, mais comment s’en assurer? 

Bien qu’il n’y ait pas de recette magique et que chaque café attire certains clients pour leur ambiance ou pour ce qu’ils ont à offrir, il y a somme toute quelques conditions favorables au retour de sa clientèle sans son établissement. Si l’on a bien développé son projet de A à Z, en ne négligeant aucune étape mentionnée précédemment, déjà on a mis les chances de son côté : si notre emplacement est stratégique; si l’on a une belle offre de services et de produits; si l’on offre du café et des produits de qualité; si l’on a une carte de fidélité; si l’on a du personnel sympathique ayant reçu une formation adéquate; si sa clientèle en est satisfaite et reconnaissante et qu’elle passe le mot, le tour en joué! Une fois que tout le monde est content et que cela se fait ressentir, la grosse partie du travail est faite.

Bien entendu, il faut savoir être ouvert à la critique et au changement si jamais l’équipe ou la clientèle soulève un problème et souhaite des améliorations. La critique, positive comme négative, est toujours constructive quand on parle café! La clé du succès, c’est d’être à l’écoute et de s’assurer d’offrir un service personnalisé irréprochable.

Mettre la machine en route et la faire tourner

Ça y est. Une fois l’étape de l’ouverture franchie et l’engouement des débuts si l’on a bien fait son travail, il reste à faire tourner la machine. Si, en cours de route, une étape a été sous-estimée, voire sautée, c’est ici que les problèmes commencent souvent à surgir. On parle notamment des coûts associés à l’opération du café (entretien, service technique, frais fixes, etc.). S’ils n’avaient pas été anticipés dès la première étape, il sera plus difficile d’en faire la gestion. Plusieurs cafés ferment malheureusement après quelques mois parce que les coûts et les frais d’exploitation de l’entreprise dépassent les revenus. Si l’on n’y était pas préparé, c’est là où le bât blesse. Encore une fois, le fait d’avoir eu recours aux conseils de professionnels peut faire toute la différence.

Il faut donc, pour réussir, s’être préparé et se projeter dans le futur. L’ouverture d’un café est un projet qui demande d’être investi et patient. Rome ne s’est pas construite en un jour, et, de la même manière, ouvrir un café prend du temps. Cependant, en ayant considéré toutes ces étapes, on met les chances de son côté afin de vivre enfin son rêve et d’en faire profiter les passionnés de café.  

Bien qu’il n’y ait pas de recette magique et que chaque café attire certains clients pour leur ambiance ou pour ce qu’ils ont à offrir, il y a somme toute quelques conditions favorables au retour de sa clientèle sans son établissement. Si l’on a bien développé son projet de A à Z, en ne négligeant aucune étape mentionnée précédemment, déjà on a mis les chances de son côté : si notre emplacement est stratégique; si l’on a une belle offre de services et de produits; si l’on offre du café et des produits de qualité; si l’on a une carte de fidélité; si l’on a du personnel sympathique ayant reçu une formation adéquate; si sa clientèle en est satisfaite et reconnaissante et qu’elle passe le mot, le tour en joué! Une fois que tout le monde est content et que cela se fait ressentir, la grosse partie du travail est faite.

Bien entendu, il faut savoir être ouvert à la critique et au changement si jamais l’équipe ou la clientèle soulève un problème et souhaite des améliorations. La critique, positive comme négative, est toujours constructive quand on parle café! La clé du succès, c’est d’être à l’écoute et de s’assurer d’offrir un service personnalisé irréprochable.